北京室内LED屏租赁租赁合同注意点？董事会会议交付验收清单怎么安排

在北京筹备董事会会议，LED大屏等会议设备的租赁与交付验收是确保会议专业、高效的关键环节。一份严谨的合同与一份清晰的验收清单，能有效规避风险，保障双方权益。

※ 📝 LED屏租赁合同核心条款剖析

签订租赁合同时，切忌只看价格。核心条款需逐一明确，特别是针对北京室内会议场景的特殊性。

🔒 设备规格与状态：合同必须明确LED屏的型号、像素间距（P值）、尺寸、分辨率、亮度等关键参数，并附上设备清单。同时约定交付时设备应为完好状态。
🧾 服务范围与责任：清晰界定服务商的责任范围，通常包括运输、安装、调试、现场技术保障及会后拆卸。需明确因设备故障导致会议中断的补救措施与责任划分。
💡 费用与支付节点：总费用应拆分为设备租赁费、运输安装费、技术保障费等。支付节点建议与交付、调试完成、会议顺利结束等关键里程碑挂钩。

交付验收不是简单的签收，而是一个动态的确认过程，尤其对于涉及LED屏、音响、灯光、投影等多系统的董事会会场。

▶ 交付前核对：根据合同约定的设备清单，在设备运抵会场时进行数量与型号的初步核对。
▶ 安装调试中检查：在技术员安装调试过程中，检查LED屏拼接是否平整、有无坏点，音响系统声音是否清晰无啸叫，灯光效果是否符合会议要求。
▶ 会前联调验收：这是最关键的一步。使用会议实际使用的电脑信号源进行全流程测试，包括信号切换、投影或LED屏显示、话筒发言、同传设备频道测试等。

以下表格可作为验收时的逐项检查依据，确保无遗漏。

项目类别	检查项目	标准/要求	备注
显示系统	LED显示屏	拼接平整，无坏点、色块，亮度均匀
	投影仪及幕布	画面清晰，聚焦准确，亮度足够
	信号切换器	各输入源（电脑、视频会议）切换流畅无黑屏
音频系统	主扩声音响	声音清晰，全场音量均匀，无杂音、啸叫
音频系统	无线话筒/会议话筒	拾音灵敏，电池电量充足，无信号干扰
其他设备	同传设备及接收机	各频道翻译声音清晰，接收机数量充足、电量满格
整体效果	多系统联调	音视频同步，所有设备协同工作正常	会前模拟全流程

重要提示：验收测试务必使用会议当天将要使用的实际电脑和文件格式（如PPT版本、视频编码格式）进行。许多显示或播放问题源于信号源与设备的兼容性，提前发现可避免现场尴尬。

结合北京众多会议服务的经验，以下常见问题值得会务组提前关注。

Q1：合同中除了设备，还需要注意哪些服务细节？
A1：需明确技术保障人员的配备数量、在现场的工作时间（是否覆盖全会期）、响应速度。此外，备用设备（如备用话筒、线缆）的提供情况也应在合同中写明。

Q2：如果验收时发现LED屏有少量坏点，该如何处理？
A2：应在验收清单中明确记录坏点数量和位置。根据行业惯例和合同约定，通常允许存在极少数量的坏点（如万分之一以内）。若超出标准或位于屏幕中央关键区域，应立即要求服务商调整或更换模组。

Q3：会议进行中突然出现设备故障怎么办？
A3：这正是合同和前期验收的价值所在。合同中应有明确的故障响应条款（如15分钟内恢复）。验收时确认的备用设备和线路预案此时应能立即启用。所有问题及解决过程应记录在案，作为后续结算或索赔的依据。

Q4：对于同传设备等特殊设备，验收重点是什么？
A4：重点一是设备数量与参会者、译员数量匹配；二是频道清晰度与隔离度，确保各频道间无串音；三是接收机的电池续航，必须保证充满电或配备充足备用电池。

Q5：验收合格后，是否需要签署书面文件？
A5：强烈建议。在完成所有项目的测试并确认无误后，双方应签署一份《设备交付验收确认单》，作为合同附件。该文件应包含验收时间、设备清单状态、测试结果及双方签字，是会议结束后费用结算的重要凭证。