北京舞台设备租赁设备清单怎么准备？新品发布会行政采购须知

新品发布会舞台设备租赁清单核心内容

作为行政采购，筹备北京新品发布会时，一份清晰的设备清单是沟通和执行的基石。🧾 它不仅能帮你理清需求，还能确保供应商报价准确。以下是基于典型新品发布会场景的核心设备分类清单：

• 音响系统：主音箱、返听音箱、调音台、无线话筒（手持/领夹）、音频处理器、监听耳机。
• 灯光系统：面光灯、染色灯、图案灯、追光灯、灯光控制台、线缆及桁架。
• 显示与视频：LED大屏或投影幕、投影机、视频切换台、播放设备（如电脑/媒体服务器）。
• 舞台结构：舞台板、舞台地毯、舞台桁架、背景板、讲台。
• 辅助设备：电源配电箱、线缆（音频/视频/电源）、对讲机、备用设备（如备用话筒）。

📌 注意：清单需根据发布会规模（如场地大小、观众人数）和形式（如演讲、演示、互动）调整。例如，小型发布会可能只需基础音响和投影，而大型活动需要多块LED屏和复杂灯光效果。

如何与供应商沟通设备清单？

清单准备好后，与北京舞台设备租赁供应商沟通是关键步骤。✅ 建议按以下流程操作：

1. 提供详细需求：发送清单时，附上发布会时间、地点、场地平面图、活动流程表，让供应商全面了解场景。
2. 确认技术细节：针对每类设备，询问品牌、型号、新旧程度、技术支持（如是否有现场工程师）。
3. 讨论安装与彩排：明确设备进场、搭建、调试、彩排时间，以及拆除和运输安排，避免时间冲突。
4. 索要配置方案：要求供应商提供基于清单的配置方案，包括设备布局图和信号流程图，便于你核对。

🎤 沟通时，强调新品发布会对音视频稳定性的高要求，确保供应商重视。同时，询问备用方案，如备用话筒或电源，以防万一。

现场执行注意事项

设备清单落地到现场，执行环节同样重要。🕒 提前规划能减少突发问题：

• 进场前检查：对照清单清点设备数量、型号，测试关键设备（如话筒、投影）是否正常工作。
• 电源与布线：确认场地电源负载是否足够，规划线缆走向，避免绊倒或信号干扰。
• 彩排重点：彩排时，测试所有音视频链路，调整灯光和音响效果，确保演讲者和演示内容清晰呈现。
• 应急准备：准备备用设备（如多一个无线话筒），指定现场联系人处理技术问题。

📍 建议在活动前一天完成搭建和初步调试，留出充足时间解决意外。作为行政采购，你的监督能确保设备按清单到位，提升发布会专业度。

✅ 经验：提前把点位图、接口表和时间线发给供应商，能避免大部分“临时改方案”的麻烦。